Очередность предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска определяется графиком отпусков (форма N Т-7), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. График отпусков составляется на предстоящий календарный год, утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее 14 дней до наступления календарного года.

При составлении графика отпусков должны учитываться:

- трудовое законодательство;

- специфика деятельности организации;

- пожелания работников.

График отпусков состоит из двух частей: реквизитной и табличной.

Реквизитная часть содержит: наименование организации, код по ОКПО, номер документа, дату составления, календарный год, на который составляется график отпусков.

График отпусков может составляться либо только на основании заявления работника на отпуск, либо по рассмотрению руководства, но с учетом пожеланий работников. В любом случае не стоит забывать о том, что если работник не воспользуется своим правом на отпуск в удобное время или он не подаст заявление и ему не будет вообще предоставлен отпуск, это повлечет нарушение его конституционного права. На руководителя ложится ответственность за соблюдение порядка составления графика отпусков и контроль за своевременность использования ежегодных отпусков работниками.

В том случае, если работник принят на работу после утверждения графика отпусков, возможно предоставление отпуска на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику. Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика - в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска. В графе "Количество календарных дней" указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику, при этом суммируются основной и дополнительный отпуска. По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз - по числу предоставляемых частей отпуска.

Как правильно составить график отпусков и какими документами при этом следует руководствоваться?

Прежде всего необходимо учитывать требования Трудового кодекса РФ. При составлении графика отпусков необходимо воспользоваться Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", которым утверждена типовая форма графика отпусков, а также даны комментарии по ее заполнению.

График отпусков составляется в отношении работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - это сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников. Важно отметить, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Не позднее чем за две недели до начала отпуска работник должен быть извещен под роспись о времени его начала. Для этого работодателю рекомендуется вести журнал, в котором работники под роспись извещаются о времени начала отпуска. На момент утверждения в графике должны быть заполнены графы 1 - 6, при этом графа 4 "Табельный номер" заполняется в случае, если работникам организации присваиваются табельные номера. В графе "Примечания" могут быть указаны основания предоставления более длительного отпуска, чем 28 календарных дней. На этапе планирования в график вносится информация в части граф 1 - 6. При заполнении графика следует учитывать, что наименования должностей сотрудников вносятся в соответствии с утвержденным штатным расписанием. При внесении запланированной даты отпуска работодателю следует учесть пожелания работника о разделении отпуска на части. Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков сотрудниками. Обратим внимание на то, что фактическая дата отпуска заносится после фактического его окончания. Документом-основанием для направления в отпуск являются приказ о предоставлении отпуска работникам, а также извещение или уведомление о начале отпуска работника (если такая форма оповещения предусмотрена у работодателя).

В случае переноса отпуска заполняются графы 8 и 9. Сведения в указанные графы вносятся на основании заявления работника и приказа о переносе отпуска.

Графу 10 "Примечание" работник кадровой службы заполняет, если в текущем году отпуск работнику не предоставлялся, если работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год, если отпуск работнику был продлен, в других случаях.

Сведения в указанную графу вносятся в соответствии с оформленными документами-основаниями.

По желанию работодателя форма N Т-7 может быть изменена путем ввода дополнительных реквизитов. Обратим внимание на то, что внесенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распределительными документами организации. График отпусков становится обязательным для работника и работодателя после его утверждения.

Когда должен составляться график отпусков?

График отпусков составляется не позднее чем за две недели до наступления календарного года, в отношении которого он составляется. Таким образом, график отпусков на 2015 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 17 декабря 2014 г.

Нужно ли график отпусков закреплять нормативными актами?

В первую очередь закрепление графика отпусков локальными нормативными актами необходимо с целью предотвращения возможных споров. Это может быть правило внутреннего трудового распорядка, в котором описываются все этапы составления графика отпусков: от сбора пожеланий работников по поводу времени отпуска до уведомления работника о начале очередного оплачиваемого отпуска.

График отпусков оформляется приказом руководителя организации (или уполномоченного лица) с приложением утвержденной данным приказом табличной формы графика. В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работником.

Необходимо ли при утверждении графика отпусков учитывать мнение работников и в какой форме это делать?

График отпусков утверждается на год как минимум за две недели до начала календарного года.

График отпусков утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если она есть на предприятии; при отсутствии в организации профсоюзной ячейки график в согласовании не нуждается).

Для того чтобы учесть пожелания работников относительно времени очередного отпуска, можно составить опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, время начала отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Такой опросный лист будет документом, подтверждающим, что мнение работников при составлении графика отпусков было учтено.

В том случае, если мнение работника по поводу времени предоставления ему отпуска не учтено (например, одна из частей отпуска включена в график не в тот период, который указан в опросном листе), во избежание споров желательно получить письменное подтверждение, что работник не возражает против указанного для него в графике отпусков периода отдыха.

Обязательно ли учитывать пожелания всех работников при составлении графика отпусков?

Трудовым кодексом предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним относятся:

- работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

- лица, работающие по совместительству, - им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);

- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");

- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");

- инвалиды войны (ст. 14 Федерального закона от 12 января 1995 г. N 5-ФЗ "О ветеранах" (далее - Закон о ветеранах));

- участники Великой Отечественной войны (ст. 15 Закона о ветеранах);

- ветераны боевых действий (ст. 16 Закона о ветеранах);

- военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период (ст. 17 Закона о ветеранах);

- лица, награжденные знаком "Жителю блокадного Ленинграда" (ст. 18 Закона о ветеранах);

- лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 19 Закона о ветеранах);

- супруги военнослужащих - им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");

- граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");

- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");

- лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");

- женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 г. N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей").

Мнение вышеперечисленных лиц обязательно должно быть учтено при составлении графика отпусков. Помимо этого, если в графике уже указан период отпуска, следующие категории работников могут потребовать предоставить им отпуск в другой период:

- муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);

- сотрудница перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);

- лицо, работающее по совместительству, при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);

- работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другом регионе.

Зависит ли форма графика отпусков от организационно-правовой формы предприятия?

Типовая форма графика отпусков N Т-7 утверждена указанным выше Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Данная унифицированная форма применяется всеми организациями независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

Кем должен утверждаться график отпусков на предприятии?

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

Могут ли вноситься изменения в график отпусков?

Трудовое законодательство не регулирует порядок внесения изменений в график отпусков. Внести какие-либо изменения в уже утвержденный график можно в том случае, если будут приняты новые работники или отпуск переносится по согласованию сотрудника и работодателя. Исходя из этого порядок внесения изменений должен быть аналогичен порядку утверждения самого графика отпусков: оформляется дополнение по форме N Т-7 и утверждается в установленном порядке.

Обязательно ли составлять график отпусков в учреждении?

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Таким образом, его отсутствие является нарушением трудового законодательства и составлять его необходимо ежегодно.

При составлении графика необходимо учесть:

- нормы трудового законодательства, которые обязывают работодателя предоставлять некоторым категориям работников отпуск в любое удобное для них время;

- пожелания работников;

- необходимость обеспечения бесперебойной работы организации;

- мотивированное мнение профсоюза.

Чем грозит работодателю отсутствие графика отпусков или если он составлен с нарушениями?

В том случае, если у работодателя отсутствует график отпусков или же он составлен с нарушениями действующих правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 "Нарушение законодательства о труде и об охране труда" КоАП РФ. В этом случае работодатель несет административное наказание:

- должностные лица - административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;

- лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - административный штраф от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- юридические лица - административный штраф от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Работница, имеющая двоих детей в возрасте до 12 лет, не может определиться с отпуском. Можно в графике отпусков поставить то время, которое удобно организации?

Напомним, что очередность предоставления ежегодного отпуска определяется графиком отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Также стоит отметить, что при составлении графика работодатель должен учитывать, что есть категории персонала, которым отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Такие категории предусмотрены положениями Трудового кодекса и иных федеральных законов. При этом ни трудовым законодательством, ни иными федеральными законами не предусмотрено, что работница, имеющая двух детей до 12 лет, вправе брать отпуск в удобное только для нее время. Но не стоит забывать, что сейчас еще действует Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 г. N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей", в соответствии с которым работающим женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 12 лет, должно быть предоставлено первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время.

В связи с этим указанное Постановление подлежит применению и работница, имеющая двух детей до 12 лет, вправе брать отпуск в удобное для нее время.

Уход сотрудника в отпуск согласно графику

может негативно сказаться на деятельности организации.

Может ли организация отказать в предоставлении отпуска?

Отказать в предоставлении отпуска работодатель не имеет права. Но наряду с этим трудовым законодательством установлены случаи, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Перенести отпуск по инициативе работодателя допускается только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации.

Сделать это можно только с согласия работника, причем отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Работодатель лишь вправе предложить перенести отпуск, объяснив работнику сложившуюся в учреждении ситуацию. Если работник согласится - оформляется соответствующий приказ, если нет - то работодатель выплачивает ему отпускные и работник отправляется отдыхать.

Должны ли сотрудники организации быть ознакомлены с графиком отпусков?

Работодатель в соответствии со ст. 123 ТК РФ обязан предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. А вот знакомить с графиком отпусков - такой обязанности работодателя трудовым законодательством РФ не установлено, и такое решение может быть принято внутри организации. Для его реализации в график отпусков можно добавить графу под роспись об ознакомлении.

Должно ли учитываться в организации при составлении графика отпусков наличие маленьких детей?

Еще раз напомним, что график отпусков составляется с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Законодательством также предусмотрены отдельные категории работников, которые имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время (женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, работники в возрасте до восемнадцати лет, работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев, и т.д.). Женщин с детьми в этом списке нет. Следовательно, закон не обязывает работодателя предоставлять работающим матерям отпуска в удобное для них время.

В организации планируется сокращение штата работников. Один работник требует право на отпуск раньше, чем определено графиком отпусков. Правомерным ли будет отказ руководителя?

В том случае, если работник увольняется до начала отпуска, оговоренного в указанном графике отпусков, его право на отпуск реализуется в соответствии с положениями ст. 127 ТК РФ - посредством выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск и (или) предоставлением отпуска в натуре с последующим увольнением.

Возможен вариант, когда отпуск предоставляется одновременно с увольнением на основании письменного заявления работника и по решению работодателя. В этом случае в трудовой книжке дата увольнения будет проставлена последним днем отпуска. Работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска с последующим увольнением, тем более если работник увольняется за виновные действия (работодатель обязательно должен отказать работнику в предоставлении отпуска с последующим увольнением). Иными словами, именно работодатель решает, предоставить увольняющемуся работнику отпуск с последующим увольнением или же выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованные отпуска. И по общему правилу работник не вправе требовать от работодателя предоставления оплачиваемого отпуска и в период предупреждения об увольнении по сокращению штата. Только если такая обязанность работодателя закреплена в отраслевых (тарифных) соглашениях, принятых организацией в коллективном договоре, локальных нормативных актах или непосредственно в трудовом договоре с работником, он вправе требовать предоставления отпуска в соответствующий период для поиска нового места работы или по иным причинам. В связи с этим организация должна учитывать также и положения указанных документов.

Если соответствующими документами предусмотрено право работника на использование ежегодного отпуска в период предупреждения об увольнении, отпуск ему должен быть предоставлен полной продолжительности и без последующих удержаний за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска.

Должен ли составлять график отпусков индивидуальный предприниматель?

Индивидуальный предприниматель уполномочен, так же как и юридические лица, выступать работодателем. В этом случае он обязан составлять и ежегодно утверждать график предоставления очередных оплачиваемых отпусков. Сделать это также необходимо не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть на 2012 г. график должен быть подписан ИП не позже 17 декабря 2011 г. Индивидуальный предприниматель принимает также унифицированную форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Каким образом следует указывать период отпуска в графе отпусков?

График отпусков включает в себя общую продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, которая зависит от того, к какой категории принадлежит работник и какой у него рабочий стаж. В графике отпусков указываются общее количество календарных дней отпуска и дата начала запланированного отпуска. Некоторые страховщики вместо конкретной даты начала отпуска указывают месяц начала отпуска, что может привести к разногласиям с трудовой инспекцией и с сотрудниками организации.

Следует заметить, что в графике необязательно указывать дату окончания отпуска, так как наличие информации о дате начала отпуска и количестве дней отпуска является достаточным для определения даты окончания отпуска.

Отпуск, помимо очередного основного и дополнительно оплачиваемого отпуска, включает не использованные работником календарные дни отпуска за предыдущий период. Однако не следует забывать, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, то есть переносить отпуск два года подряд нельзя. Обратим внимание на то, что перенос ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет запрещается.

Определяя продолжительность отпуска на очередной календарный год, из количества дней отпуска следует вычесть количество дней, использованных в счет предстоящего отпуска по соглашению с работодателем. Деление отпуска на части (две и более) не является обязательным и производится по соглашению сторон. При этом согласно ст. 125 ТК РФ при разделении отпуска на части одна из его частей должна составлять не менее 14 календарных дней. В случае разделения отпуска на части в графике следует отражать каждую часть отпуска по отдельной строке.

Как документально оформить перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска?

Исходя из норм ст. 123 ТК РФ, график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно данному положению работодатель, составив и утвердив график отпусков, закрепляет за работником право на отпуск именно в тот период, который отражен в графике. Для работника же это означает, что работодатель обязан предоставить ему отпуск именно в период, указанный в графике. Но, несмотря на это, в течение календарного года могут возникать объективные причины для переноса отпусков. Однако обязательность графика для исполнения сторонами запрещает в одностороннем порядке изменить установленное время отпуска. При согласовании изменений времени отпуска, определенного в графике отпусков, между работником и работодателем отступление от положений ст. 123 ТК РФ не может быть признано неправомерным при условии его надлежащего оформления.

В том случае, если инициатором изменения выступает работник, необходимы его заявление о переносе отпуска и причинах, повлекших такую необходимость, а также согласие работодателя.

Статья 124 ТК РФ устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности работника, исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Кроме того, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником, в случаях, если:

- работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска;

- работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала.

Если инициатором изменения выступает работодатель, то документами, подтверждающими правомерность действий работодателя по отступлению от графика отпусков, являются приказы (распоряжения) о перенесении отпусков, об отзыве работников из отпусков, другие приказы (распоряжения), а также письменное согласие работников. Работодатель может выступать с инициативой о переносе отпуска в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Оформление указанных выше документов является основанием для внесения соответствующих изменений в график отпусков.

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков в случае увольнения сотрудников или приема на работу новых сотрудников?

Норм, содержащих требования о включении в график отпусков изменений в связи с приемом новых сотрудников, трудовое законодательство не содержит. Такие требования могут быть установлены локальным нормативным актом, регламентирующим порядок составления графика отпусков. Для планирования деятельности и контроля использования отпусков работодатель может вносить изменения в график отпусков путем его дополнения информацией об очередных оплачиваемых отпусках по вновь принятым сотрудникам.

Необходимо ли включать в график отпусков совместителей?

Что касается включения совместителей в график отпусков, то трудовое законодательство данных требований не содержит. Раз совместитель выполняет конкретную работу, незнание работодателем сроков отпуска сотрудника-совместителя может привести к неэффективному планированию отпусков. Совместителей рекомендуется включать в график отпусков на основании их письменного заявления, в котором указывается период отпуска. Следует иметь в виду то, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Кроме того, согласно ст. 286 ТК РФ если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Нужно ли вносить изменения в график отпусков при предоставлении учебного отпуска сотруднику?

График отпусков составляется и утверждается для ежегодных основных и дополнительных отпусков. Учебный отпуск никакого отношения к ним не имеет и считается целевым. Воспользоваться учебным отпуском является правом, а не обязанностью работника, то есть если он имеет возможность совместить учебу с работой, то учебный отпуск он может не оформлять. Если такой возможности нет, то работник должен представить справку-вызов и заявление о предоставлении отпуска. В этом случае работодатель отказать не имеет право, поскольку порядок предоставления учебного отпуска регламентируется ст. 173 ТК РФ. Таким образом, никаких изменений в графике отпусков, связанных с уходом сотрудников в учебный отпуск, делать не нужно.